prinsip-prinsip manajemen

Tugas Individu azas-azas manajemen

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN

OLEH :

NAMA           : SARTINI RUSLI

NIM                : E21113718

DOSEN          : Drs. H. NURDIN NARA, M.Si.

PRODI ADMINISTRASI NEGARA KONSENTRASI MANAJEMEN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

2014

Prinsip-Prinsip Manajemen

Menurut George R. Terry dan Leslie W. Rue dalam Dasar-Dasar Manajemen (2003), manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen adalah suatu kegiatan, pelaksanaannya adalah “managing”—pengelolaan—sedangkan pelaksananya disebut manajer atau pengelolah.

Oleh karena itu, agar proses manajemen berjalan sesuai dengan definisinya, dibutuhkan prinsip-prinsip dasar yang harus dianut oleh para pelaku manajemen, bukan hanya manajernya saja. Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah.

Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

1.      Pembagian Kerja

Pembagian kerja dalam suatu badan sangat diperlukan untuk membedakan seseorang dalam suatu perusahaan, apakah ia pemimpin, pelaksana, staf dan lain sebagainya. Baik buruknya pembagian kerja banyak menentukan berhasil guna dan berdaya guna.

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Hampir di setiap perusahaan terdapat tiga dasar kegiatan, yakni; memproduksi, menjual, dan membiayai. Walaupun kadang-kadang identitas seperti tidak jelas, tetap ada karena fungsinya memang penting bagi operasi dan kelangsungan hidup perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijadikan berbagai bagian dari perusahaan. Pemanfaatannya terutama sekali tergantung sifat dan jumlah pekerjaannya, tersedianya orang-orang ang mengerjakannya dan spesialisasi tugasnya.

Ricky W. Griffin dalam Manajemen (2002) pembagian kerja atau pengelompokkan pekerjaan (departementalisasi) bisa dibagi menjadi beberapa bagian, yakni:

Ø  Departementalisasi Fungsional, mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang melibatkan aktivitas yang sama atau serupa. Kata fungsi di sini berarti fungsi organisasional seperti fungsi keuangan dan produksi bukan fungsi manajerial dasar seperti perencanaan atau pengendalian.

Ø  Departementalisasi Produk. Kelebihan jenis ini adalah: 1) Semua aktivitas dihubungkan dengan satu produk atau kelompok  produk sehingga dapat secara mudah diintegrasikan dan dikoordinasikan; 2) Kecepatan dan keefektifan pengambilan keputusan pun meningkat; 3) Kinerja produk individual atau kelompok produk dapat diukur dengan lebih mudah dan lebih objektif, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas departemen sebagai hasil dari aktivitas mereka. Kelemahannya, manajer tiap departemen mungkin berfokus pada produk atau kelompok produk mereka sendiri sehingga bagian lain dari organisasi terabaikan.

Ø  Departementalisasi Pelanggan, organisasi mengelompokkan aktivitasnya untuk merespon dan berinteraksi dengan konsumen atau kelompok konsumen tertentu. Keuntungan dasar pada pendekatan ini adalah organisasi dapat menggunakan tenaga spesialis yang terampil untuk menangani konsumen atau kelompok konsumen yang unik.

Ø  Departementalisasi Lokasi, mengelompokkan pekerjaan atas dasar lokasi atau daerah geografis tertentu. Keuntungannya adalah memudahkan organisasi untuk merespons konsumen yang unik dan karakteristik lingkungan di berbagai wilayah. Sisi negatifnya adalah staf admisnistrasinya yang lebih besar mungkin diperlukan jika organisasi  harus menelusuri unit-unitnya yang berada di lokasi yang terpencar.

Hampir sama dengan Ricky W.Griffin, George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen menyebutkan bahwa tugas atau pekerjaan dapat dibagi menjadi fungsi, tugas operasi, wilayah, langganan, proses, tim tugas, dan matriks

Ø  Proses, ditentukan oleh fasilitas-fasilitas teknis dan bersifat logis; biasanya diterapkan di tingkat operasional.

Ø  Tim Tugas, suatu proyek khusus atau blok pekerjaan yang ditugaskan kepada kelompo kerja yang bekerja sebagai unit yang mampu bekerja sendiri karena mempunyai keahlian untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Pelaksanaan kerja seperti itu bersifat kebalikan dari pembagian tugas pada umumnya dan agak terpisah dari unit-unit organisasi, terkadang disebut juga pengoranisasian proyek.

Ø  Matriks, pembagian kerja yang menganut pengawasan ganda; misalnya satu atas dasar teknis dan satu lagi atas dasar manajer

Faktor-faktor yang penting dalam mengadakan pembagian pekerjaan adalah: 1) Membantu koordinasi; 2) Memperlancar pengawasan; 3) Memanfaatkan spesialisai; 4) Menghemat biaya; 5) Menekankan pada hubungan antar-manusia.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat di tempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan keefektifan kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. Kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

2.      Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority and responsibility)

Setiap pejabat/pimpinan dalam suatu badan tertentu harus mempunyai kekuasaan dan tanggung jawab. Kekuasaan, wewenang (authority) adalah hak untuk mengambil keputusan sehubungan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang dikerjakannya.

Menurut George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen disebutkan bahwa untuk melengkapi sebuah organisasi, unit-unit pegawai digabungkan bersama melalui suatu wewenang yang menetapkan hubungan antara unit-unit tersebut. Hubungan seperti itu perlu ditetapkan karena hanya apabila hubungan tersebut dipahami benar-benar oleh tiap-tiap unit maka mereka dapat berfungsi sebagai komponen.

Seseorang diperlukan untuk mengarahkan kegiatan setiap unit menuju sasaran-sasaran organisasi. Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Pendelegasian wewenang merupakan suatu faktor yang vital di dalam manajemen, karena: (a) menetapkan hubungan organisatoris formal di antara anggota-anggota badan usaha; (b) memberikan kekuasaan manajerial, yakni member “senjata” keadaannya “memaksa”; dan (c) mengembangkan bawahan dengan cara member izin kepada mereka untuk mengambil keputusan dan menerapkan pengetahuan yang mereka peroleh dari program-program latihan dan pertemuan-pertemuan.

Suatu pendelegasian bukan merupakan gejala alamiah bagi kebanyakan orang. Ada beberapa manajer yang suka melakukan dominasi; mereka berkeinginan untuk mempengaruhi orang lain, ingin ikut serta di dalam setiap keputusan dan menjadi “sutradara”. Seringkali seorang manajer mungkin merasa bahwa tidak ada orang lain yang dapat melakukan suatu pekerjaan seperti dirinya sendiri; oleh karena itu dia sendirilah yang harus melaksanakannya. Atau, mungkin dia sendiri yang ingin mencapai suatu prestasi yang “istimewa” dan diakui keberhasilan yang “super” itu.

Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewenang terbesar adalah manajer puncak. Oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.

Ada batas-batas tertentu pada suatu wewenang. Misalnya, sudah menjadi suatu hal yang umum bahwa beberapa anggota manajemen tingkat atas harus mengetahui suatu keputusan atau dasar dari suatu keputusan yang belum dilaksanakan. Wewenang yang digunakan harus sesuai dengan tujuan utama dan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.

3.      Disipline (Disicpline)

Disiplin merupakan sesuatu yang menjadi dasar bagi kekuatan suatu badan atau perusahaan. Setiap pihak yang terlibat dalam suatu badan harus ada kedisiplinan untuk melakukan suatu pekerjaan, menaati peraturan yang dibuat oleh badan tersebut. Pimpinan harus dapat memberi teladan kepada bawahan dengan jalan memenuhi peraturan dan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya.

Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap disrinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan weweanng yang ada padanya.

4.      Kesatuan Perintah (Unity Of Command)

Untuk memperlancar pencapaian tujuan, perlu adanya kesatuan perintah dari atasan kepada bawahan atau seorang pegawai menerima perintah dari seorang atasannya.

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesui dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

Menurut George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen, perintah-perintah dapat berupa: a) lisan, atau b) tulisan; tergantung dari: a) tingkat kepercayaan antara pemberi perintah dan penerimanya, b) hubungan tatap muka dalam organisasi dan c) keperluan akan dokumen untuk referensi di masa yang akan datang.

Pada beberapa perusahaan, perintah-perintah lisan yang berurusan dengan subjek-subjek penting , diulang kembali oleh penerima perintah untuk meyakinkan kelengkapan dan ketepatannya. Demikian pula perintah-perintah lisan dapat dikonfirmasikan secara tertulis apabila penyampaiannya harus diverifikasi dan menjadi dokumentasi.

Sekali perintah telah dikeluarkan, maka pemberi perintah harus melihat apakah perintah tersebut dilaksanakan atau diabaikan. Cara-cara seperti itu menunjukkan manajemen yang baik. Adalah sangat bijaksana untuk memperkenankan adanya variasi dalam memelihara dan melengkapi perintah-perintah tersebut.

5.      Kesatuan Pengarahan (Unity Of Direction)

Dengan prinsip kesatuan arah dimaksudkan seorang kepala dan pegawainya tidak boleh bertentangan antara satu sama lain dalam mencapai suatu tujuan secara keseluruhan.

Pengarahan merupakan suatu kegiatan untuk mengintegrasikan usaha-usaha anggota-anggota dari suatu kelompok, sehingga melalui tugas-tugas mereka dapat terpenuhi tujuan-tujuan pribadi dan kelompoknya. Semua usaha kelompok menghendaki pengarahan apabila ingin secara sukses mencapai tujuan akhir kelompok tersebut.

Pengarahan yang baik bukanlah suatu bentuk kediktatoran. Para pekerja mengharapkan dapat diberikan informasi-informasi yang diperlukan mengenai jumlah, kualitas, dan batas waktu yang diperkenankan untuk pekerjaan tersebut.

Apabila mengarahkan suatu tugas yang baru, maka manajer harus member arah secara penuh. Partisipasi para pegawai, komunikasi yang memadai, dan kepemimpinan yang kuat merupakan dasar-dasar untuk mengarahkan. (Prinsip-Prinsip Manaejemen, George R. Terry)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan.

Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

6.      Mengutamakan Kepentingan Organisasi daripada Kepentingan Individu

Umum ( Subordinate of Individual Interest to General Interest) Prinsip ini dimaksudkan bahwa kepentingan umum atau perusahaan secara keseluruhan harus berada di atas kepentingan pribadi.

Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan loancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan orgabisasi dapat terwujud, apanila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.

7.      Pembayaran Upah yang Adil (Remuneration of Personal)

Dalam pemberian upah kepada pegawai harus adil atau tidak berat sebelah, ada dasar-dasar objektif dalam menetapkan upah masing-masing pegawai.

Salah satu bidang etika manajerial yang penting adalah perlakuan karyawan oleh organisasi mereka. Bidang ini termasuk hal-hal seperti memperkerjakan dan memeca orang, upah dan kondisi kerja, dan kebebasan pribadi dan rasa hormat.

Menurut Ricky W. Griffin dalam Manajemen, upah dan kondisi kerja, walaupun diatur dengan ketat, juga merupakan bidang yang memungkinkan timbulnya kontroversi. Sebagai contoh, fakta bahwa seorang manajer membayar karyawan lebih sedikit daripada yang layak diterimanya, karena manajer tahu bahwa karyawan tersebutm tidak mungkin keluar atau tidak mau mengambil risiko kehilangan pekerjaannya jika protes, mungkin dianggap tidak etis. Sebagian besar pengamat juga akan setuju bahwa organisasi diwajibkan melindungi kebebasan pribadi karyawannya.

Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian haris dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbuulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upaya lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.

8.      Pemusatan (Centralization)

Suatu wewenang dapat dipusatkan dan dapat didelegasikan kepada pejabat-pejabat tertentu untuk memperlancar jalannya suatu perusahaan.

George R. Terry menyebutkan sentralisasi dan desentralisasi wewenang merupakan bagian-bagian yang penting dari suatu wewenang. Sentralisasi  mengandung arti sebagai suatu pemusatan wewenang; sedangkan desentralisasi berarti membagi wewenang tersebut. Kedua bentuk tersebut memunyai hubungan dengan pendelegasian wewenang, karena yang dipersoalkan adalah berapa banyak wewenang yang didelegasikan kepada bawahan.

Sentralisasi wewenang mendapat dukungan luas karena: (a) dapat menghindari fungsi-fungsi yang bersifat ganda; (b) menyeragamkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan mnedukung praktik kerja; (c) memperoleh wibawa para manajer dan dapat mengembangkan tugas-tugas mereka secara penuh; dan (d) pembagian tugas menurut keahlian masing-masing dapat dimaksimalkan, terutama karena ruang lingkup dan volume pekerjaan yang diproses.

Sebaliknya, desentralisasi wewenng lebih dekat berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut (a) mendorong efektivitas hubungan antarmanusia; (b) terdapat kesempatan yang lebih besar untuk mengembangkan dan mengelola; (c) meningkatkan kerjasama dan membina bagian-bagian dari organisasi; (d) menyebarkan risiko-risiko kerugian personal dan fasilitas-fasilitas.

Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiurang wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority).

9.      Rantai Skalar atau Scalar Chain (Line of Authority)

Dengan prinsip ini dimaksudkan bahwa garis wewenang dalam suatu organisasi haruslah jelas.Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.

a.       Pemilik

Pemilik dari suatu bisnis, tentu saja, adalah orang-orang yang memiliki hak milik hukum terhadap bisnis tersebut. Pemilik dapat merupakan seorang yang mendirikan dan menjalankan suatu bisnis kecil, partner yang secara bersama-sama memiliki bisnis, investor individu yang membeli saham dalam suatu perusahaan, atau organisasi lain.

b.      Dewan Direksi

Dewan direksi perusahaan dipilih oleh para pemegang saham dan bertanggung jawab untuk mengawasi manajemen perusahaan secara umum, untuk memastikan bahwa perusahaan telah dijalankan dengan cara yang paling memuaskan kepentingan para pemegang saham. Beberapa dewan direksi bersifat pasif. Mereka berfungsi sebagai pengawas umum umum tapi jarang terlibat secara aktif dalam menjalankan perusahaan. meneliti perusahaan yang mereka awasi dan lebih banyak mempengaruhi pengolahan perusahaan.

c.       Karyawan

Karyawan (employees) organisasi merupakan elemen utama dari lingkungan internal. Yang menjadi perhatian khusus manajer pada saat ini adalah sifat angkatan kerja yang berubah karena gender, etnis, umur, dan dimensi lainnya dari karyawan menjadi lebih beraneka ragam.

Karyawan juga meminta lebih banyak kepemilikan pekerjaan –sebagian kepemilikan atas perusahaan atau setidaknya lebih banyak kebebasan bagi mereka dalam cara melakukan pekerjaan mereka.

Tren lain yang terjadi di banyak perusahaan adalah meningkatnya ketergantungan terhadap pekerja temporer- individu yang dipekerjakan untuk periode waktu yang singkat tanpa kemungkinan untuk menjadi karyawan tetap.

10.  Tata Tertib (Order)

Dalam melakukan suatu usaha harus ada ketertiban baik secara material maupun orang-orang, sehingga ada aturan yang harus dijalankan.

Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.

11.  Keadilan (Equity)

Agar setiap bawahan setia kepada atasannya, maka masingmasing atasan harus mempraktikkan keadilan yakni memberikan kepada setiap orang apa yang menjadi haknya.

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

12.  Stabilitas Pegawai (Stability of Tenure of Personal)

Keberadaan pegawai harus dijaga kestabilannya, jangan terlalu sering pergantian pegawai, baik karena pemindahan atau pemecatan. Ketidakstabilan pegawai akan menimbulkan pertambahan biaya, baik merekrut, melatih dan juga untuk pengawasan.

Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.

Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.

13.  Inisiatif (Initiative)

Setiap orang atau pegawai diberi kesempatan untuk mengungkapkan atau menjalankan inisiatif, baik mengenai cara kerja, prosedur kerja atau menjalankan rencana baru dalam pekerjaannya.

Prakarsa atau inisiatif  timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.

14.  Jiwa Kesatuan (Esprits de Corps)

Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggyungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana.Pada diri setiap pegawai atau manajer perlu ditanamkan jiwa kesatuan atau kesetiaan pada kelompok, sehingga dapat bekerja sama pada sejumlah orang untuk mencapai tujuan bersama.

Selain yang dikemukakan Fayol, juga Hodges mengemukakan ada 22 prinsip manajemen, yaitu:

1.      Kesatuan perintah,

2.      Rentangan pengawasan,

3.      Keseragaman

4.      Pendelegasian,

5.      Perencanaan,

6.      Penyusunan kebijakan,

7.      Kepemimpinan,

8.      Fungsi staff,

9.      Keseimbangan/keselarasan,

10.  Koordinasi

11.  Tanggung-jawab dan wewenang,

12.  Keputusan,

13.  Standardisasi

14.  Pengawasan,

15.  Keluwesan,

16.  Fakta,

17.  Hubungan anta manusia,

18.  Spesialisasi,

19.  Penyederhanaan,

20.  Produktivitas individu,

21.  Tugas dan penyelesaiannya

22.  Insentif.

Dari 22 prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Hodges tidak semuanya dijelaskan berikut ini, karena sudah dikemukakan pada Prinsip Fayol terdahulu. Yang dijelaskan adalah:

Prinsip rentangan pengawasan adalah jumlah bawahan yang dapat diatasi secara langsung oleh atasannya, secara efektif. Dalam menyusun organisasi sebaiknya untuk top manajer hanya memiliki bawahan langsung sejumlah empat sampai delapan saja. Jika lebih dari itu pengawasan menjadi tidak effektif lagi dan akan meugikan organisasi itu sendiri.

Prinsip keseragaman. Dalam menyusun bagian sub bagian organisasi (departemenisasi) dengan memperhatikan aktivitas  yang seragam dikelompokkan kedalam satu satuan kerja yang mewadahinya. Sebagai contoh segala aktivitas yang menyangkut keuangan ditampung dalam satuan kerja bidang keuangan atau departemen keuangan. Apabila ada bidang tugas yang tidak seragam ditampung dalam satu departemen, hasilnya akan kurang dan bahkan dapat mengakibatkan kekacauan dan kegagalan organisasi itu. Katakanlah kegiatan keuangan dicampur dengan kegiatan produksi dan dilaksanakan dibawah departemen keuangan, maka hal ini tidak melaksanakan prinsip keseragaman tadi dan yakinlah bahwa akan membingungkan pelaksanaannya.

Prinsip pendelegasian, Mengingat kemampuan manusia serba keterbatasan dan semakin kompleks organisasi menuntut beban kerja yang semakin banyak dan mungkin tuntutan kerjanya akan bersamaan. Demikian keadaan yang dihadapi oleh seorang manajer sehingga dengan prinsip pendelegasian, maka sebagian tugasnya perlu diserahkan kepada bawahan siapa yang dipercayakannya. Apabila tidak, akan terjadi tumpukan dan keterbengkalaian tugas serta kelelahan manajer yang mengakibatkan faktor penyebab kegagalannya.

Prinsip perencanaan. Hanyalah dengan perencanaan yang mengakibatkan ketertiban dan kelancaran kerja yang lebih terarah akan memberi jaminan hasil yang lebih mekuaskan. Tanpa perencanaan atau tiba masa tiba akal akan mengundang kekosongan kerja. Oleh karena itu, setiap usaha mencapai tujuan hendaknya melaksanakan prinsip ini, yaitu menyusun rencana kerja sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Penyusunan rencana hendaknya memperhatikan proses rencana, yaitu menentukan masalahnya, mengumpulkan data/fakta yang relevan dengan masalahnya, menganalisa, menemukan alternatif dan memilih alternatif yang paling menguntungkan untuk ditentukan sebagai rencana.

Prinsip penyusunan kebijakan. Di dalam pelaksanaan kegiatan, diperlukan kebijakan sebagai pedoman kerja umum dalam menghadapi situasi-situasi tertentu. Oleh karena itu, setiap kegiatan usaha mencapai tujuan harus menyusun kebijakan yang diperlukan sebagai pedoman umum.

Prinsip  kepemimpinan. Manajemen adalah usaha untuk mencapai tujuan dengan bantuan orang lain. Jadi di sini akan terdapat lebih dari satu orang. Agar kegiatan masing-masing orang terkoordinir dan terarah maka harus ada yang memimpinnya. Oleh karena itu dalam setiap usaha mencapai tujuan harus ditunjuk seorang atau lebih untukbertindak selaku manajernya

Prinsip fungsi staf. Dalam suatu organisasi, tujuan yang akan dicapai biasanya menyangkut kegiatan yang luas dan berdimensi banyak. Sudah dikatakan terdahulu bahwa kemampuan seseorang serba keterbatasan. Dengan tugas manajer yang demikian luasnya kegiatan yang harus dilaksanakan, maka perlu mengangkat staff atau menunjuk orang lain untuk menjalankan fungsi staff, yaitu menjalankan kegiatan perencanaan pengembangan, penyumbang ide-ide dan standar-standar.

Prinsip Keseimbangan/keselarasan. Dalam suatu organisasi biasanya dibagi dalam beberapa devisi atau sub devisi. Agar pekerja dapat berjalan lancar maka beban kerja untuk masing-masing sub devisi atau masing-masing devisi harus berimbang atau selaras. Prinsip ini penting untuk dituruti karena kenyataan yang ada kegiatan dalam organisasi saling mengkait, sehingga apabila satu devisi atau sub devisi kelebihan beban kerja sedang divisi atau sub devisi lain kekurangan beban kerja maka akan terganggulah usaha mencapai tujuan.

Prinsip koordinasi. Dalam suatu organisasi, biasanya orang menerapkan spesialisasi agar efisiensi kerja bertambah. Namun, semakin jauh spesialisasi kerjasama menjadi semakin sukar. Oleh karena itu perlu dilaksanakan prinsip koordinasi ini, yaitu semikin jauh spesialisasi hendaknya diusahakan koordinasi yang baik. Dengan koordinasi yang baik, maka tindakan pengarahan dan kerja sama antar bagian menjadi lebih baik

Prinsip pengambilan putusan. Pelaksanaan tugas mencapai tujuan, sebenarnya terdiri dari rangkaian putusan-putusan dari atas sampai ke tingkat paling bawah. Oleh karena itu dalam melaksanakan manajemen hendaknya diambil putusan yang terbaik untuk kegiatan atas sampai tingkat yang paling bawah.

Prinsip standardisasi. Agar tidak terjadi penyimpangan dari tujuan yang ingin dicapai, maka setiap tindakan harus memiliki tolok ukurnya yang berupa standar-standar. Dengan kata lain, dalam pelaksanaan manajemen harus dibuat standardisasi kegiatan untuk tolok ukurnya sehingga kalau terjadi penyimpangan dapat segera diketahui dengan mudah.

Prinsip pengawasan. Agar setiap kegiatan perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus dilaksanakan dengan baik. Untuk itu, perlu pelaksanaan pengawasan apabila terjadi penyimpangan, maka dapat segera diluruskan atau dikembalikan pada rencana.

Prinsip keluwesan/fleksibilita. Manajemen yang baik adalah manajemen yang luwes, artinya putusan yang diambil mudah menyesuaikan dengan perubahan situasi. Karena itu putusan manajemen harus memenuhi kriteria keluwesan ini.

Prinsip fakta. Dalam pengambilan putusan selalu didasarkan pada data. Data sendiri, ada yang berupa fakta, yaitu data atas pengalaman yang lalu atau data tentang kejadian yang benar telah terjadi, dan data yang berupa opini, yaitu data yang sifatnya masih “kira-kira” dari beberapa kejadian. Agar suatu putusan berjalan dengan mantap, maka putusan tersebut harus didasarkan pada fakta, dan bukan didasarkan pada opini.

Prinsip hubungan antar manusia. Dalam pelaksanaan tugas manajemen akan selalu terjadi hubungan antar manusia dalam organisasi. Hubungan antar manusia ini akan berjalan lancar, kalau dalam hubungan kerja sama tadi dilandasi oleh dasar hubungan manusiawi yang terdiri dari dasar anggapan:

a.       Setiap manusia berbeda satu dengan lainnya, sehingga dalam bekerja sama dengan orang yang berbeda harus dijalankan perlakuan yang berbeda pula.

b.      Setiap orang memiliki harga diri yang berbeda-beda, karena itu dalam kontak kerjasama tidak boleh meremehkan harga diri partner kerjasamanya.

c.       Setiap orang memiliki kepentingan timbal balik, sehingga setiap orang akan mau diajak kerja sama dalam organisasi.

d.      Setiap orang memiliki motivasi yang merangsangnya untuk bekerja keras oleh karena itu dalam suatu kerja sama hendaknya dipergunakan motivasi ini. 

Prinsip spesialisasi. Dalam pelaksanaan manajemen, spesialisasi akan mampu memperbaiki mutu produk, mutu jasa, dan mutu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen hendaknya prinsip spesialisasi ini diterapkan.

Prinsip penyederhanaan. Kadang dalam pelaksanaan kegiatan manajemen terdapat banyak kegiatan yang dapat dihilangkan, atau dengan kata lain sering dijumpai dalam suatu organisasi terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak diperlukan. Kegiatan yang tidak diperlukan ini sebaiknya dihilangkan saja atau proses, sistem dan prosedur disederhanakan. Dengan kaidah penyederhanaan ini maka efektivitas dan pengawasan manajemen akan dapat ditingkatkan.

Prinsip produktivitas indiividu. Dalam pelaksanaan manajemen, peningkatan produktivitas individu adalah sangat penting dijaga, karena dengan produktivitas individu yang tinggi, maka produktivitas organisasi otomatis juga tinggi. Oleh karena itu, dalam menjaga tingkat produktivitas individu tetap tinggi, maka individu harus diserahi tugas-tugas yang sesuai dengan keterampilan yang dimiliki baik karena bakatnya maupun karena pendidikannya.

Prinsip tugas dan penyelesaiannya. Pada umumnya orang akan dapat bekerja dengan giat apabila padanya diserahi tugas dan juga ditentukan waktu penyelesaiannya. Tanpa diberikan “deadline” orang akan bermalas-malas dalam melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu dalam memberikan tugas kepada bawahan harus selalu disertai jadual kerjanya.

Diantara sekian prinsip manajemen yang dikemukakan tersebut di atas, tidak selamanya cocok dengan situasi manajemen modern. Sebagai contoh dengan struktur organisasi matriks dan sistem otonomi daerah mengakibatkan prinsip kesatuan komando dan sentralisasi tidak dapat diterapkan. Namun pada situasi tertentu prinsip tersebut masih sangat dianjurkan, misalnya pada organisasi militer yang sangat ketat dengan prinsip kesatuan komando/perintah. Jadi penerapan prinsip manajemen ini sesuai dengan situasi dan kondisi dimana manajemen itu dilaksanakan.

Prinsip Manajemen Menurut ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip- prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (frame work) yang membimbing organisasi pada peningkatan kinerja.

1.      FOKUS PADA PELANGGAN (Customer Focus)

Organisasi bergantung pada pelanggan mereka, karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang & yang akan datang. Organisasi harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan.

2.      KEPEMIMPINAN (Leadership)

Pemimpin organisasi harus menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang- orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam pencapaian tujuan- tujuan organisasi.

3.      KETERLIBATAN ORANG (Involvement of people)

Orang/ karyawan pada semua tingkatan merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.

4.      PENDEKATAN PROSES (Process Orientation)

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara efisien, apabila aktivitas dan sumber- sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan.

5.      PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN (System Approach to Management)

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses- proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan- tujuannya.

6.      PENINGKATAN TERUS MENERUS (Continual Improvement)

Peningkatan terus- menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus- menerus didefinisikan sebagai suatu proses sebagai suatu proses  yang berfokus pada upaya terus- menerus meningkatkan efektifitas dan atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus- menerus mambutuhkan langkah- langkah konsolodasi progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen mutu.

7.      PENDEKATAN FAKTUAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN (Factual Approach to Decision Making)

Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah- masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

8.      HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN (Mutually Beneficial Supplier Relationship)

Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

Daftar Pustaka

Manajemen karya Ricky W. Griffin
Manajemen Penerbitan Pers karya Drs. Totok Djuroto
Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah karya H. Malayu S.P Hasibuan
Prinsip-Prinsip Manajemen karya George R. Terry